En este artículo, exploraremos a fondo qué implica la Gestión Documental dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Prepárate para descubrir los pilares fundamentales de esta práctica que asegura el bienestar laboral y la continuidad operacional.

¿Qué es el SG-SST?

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es una herramienta fundamental para las organizaciones que buscan asegurar la integridad física y mental de sus trabajadores. Este sistema se basa en la identificación, evaluación y control de los riesgos laborales, con el objetivo principal de prevenir accidentes, enfermedades profesionales y promover un ambiente de trabajo seguro y saludable.

Una de las características clave del SG-SST es su enfoque integral, que involucra a todos los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa. Esto significa que no es únicamente responsabilidad del área de seguridad o recursos humanos, sino que requiere la participación activa y comprometida de directivos, supervisores y trabajadores en general.

¿Qué se entiende por gestión documental?

La gestión documental en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un proceso integral que va más allá de simplemente archivar documentos. Implica una serie de actividades y prácticas que aseguran la correcta organización, control y mantenimiento de la información relacionada con la seguridad y salud laboral en una empresa.

¿Qué documentos debe tener el SG-SST?

Dentro del SG-SST, es fundamental contar con una variedad de documentos que respalden las acciones y medidas tomadas para garantizar la seguridad y salud laboral. Entre ellos se encuentran:

• Política de seguridad y salud en el trabajo: define los objetivos y compromisos de la empresa en materia de seguridad y salud.
• Matriz de peligros y evaluación de riesgos: identifica los riesgos presentes en el entorno laboral y propone medidas preventivas.
• Protocolos de emergencia: establece los procedimientos a seguir en caso de emergencias como incendios o evacuaciones.
• Registro de capacitaciones: documenta las capacitaciones impartidas al personal sobre temas de seguridad y salud.

¿Cómo se desarrolla la gestión documental en el SG-SST?

La gestión documental en el SG-SST se desarrolla en varias etapas clave:

• Identificación de documentos necesarios: se determina qué documentos son requeridos según la normativa y las necesidades específicas de la empresa.
• Creación y actualización de documentos: se elaboran los documentos necesarios y se mantienen actualizados conforme a los cambios en las políticas y procedimientos.
• Distribución y control de documentos: se asegura que los documentos pertinentes lleguen a las personas indicadas y se establece un sistema de control para su uso adecuado.
• Archivo y conservación: se establece un sistema de archivo seguro y se define el tiempo de conservación de los documentos según los requisitos legales.

En resumen, la Gestión Documental del SG-SST es un proceso integral que garantiza la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información relacionada con la seguridad y salud en el trabajo.

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